UBND tỉnh Quảng Nam vừa ban hành quyết định số 1538 /QĐ-UBND phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019-2024 với tổng kinh phí thực hiện hơn 9 tỷ đồng.
(17/09/2019)
UBND tỉnh Quảng Nam vừa ban hành quyết định số 1538 /QĐ-UBND phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, giai đoạn 2019-2024 với tổng kinh phí thực hiện hơn 9 tỷ đồng.

Việc triển khai Đề án nhằm chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống (lưu trữ giấy) sang lưu trữ hiện đại (lưu trữ điện tử); Thống nhất việc xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, tăng cường hiệu quả trong việc quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, cung cấp thông tin phục vụ nhân dân được nhanh chóng, chính xác và kịp thời; Kéo dài tuổi thọ, bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ bản gốc.

Theo đó, việc tài liệu số hoá phải là tài liệu có tính pháp lý, có giá trị cao và thường xuyên được tra cứu, sử dụng; đảm bảo tính pháp lý, tính trung thực của hồ sơ, tuân thủ đúng quy trình số hoá tài liệu tại Phần mềm lưu trữ. Tài liệu lưu trữ sau khi được quét (scan) xong phải được lưu dưới dạng các file điện tử và tích hợp vào cơ sở dữ liệu trên Phần mềm lưu trữ theo từng hồ sơ và từng văn bản. Không được huỷ tài liệu giấy có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá.

Quy trình số hóa tài liệu được thực hiện theo các bước như sau: - Bước 1: Lập kế hoạch thu thập CSDL - Bước 2: Chuẩn hoá và chuyển đổi dữ liệu - Bước 3: Số hoá tài liệu - Bước 4: Kiểm tra sản phẩm 3 - Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm

Tổng kinh phí thực hiện Đề án hơn 9 tỷ đồng. Ngân sách tỉnh cấp theo lộ trình hàng năm, từ 2019-2024.

Đề án sẽ được thực hiện ổn định trong 06 năm (2019-2024); tổng số nhân viên thực hiện số hóa là 10 người với 560 mét tài liệu. Trong đó, từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2024, được chia làm 3 giai đoạn, cụ thể: + Giai đoạn I: Từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2020: Nâng cấp phần mềm, đầu tư máy móc thiết bị, thực hiện số hóa Phông Ban Thi đua – Khen thưởng; + Giai đoạn II: từ tháng 01/2021 đến tháng 12/2022: thực hiện số hóa các Phông: Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Giao thông và Vận tải; + Giai đoạn III: từ tháng 01/2023 đến tháng 12/2024: thực hiện số hóa các Phông: Sở Tài nguyên và Môi trường; Sở Tư pháp, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Sở Công nghiệp (Phông đóng) (nay là Sở Công Thương), Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Văn hóa - Thông tin (Phông đóng), Sở Lao động Thương binh và Xã hội, Chi cục Bảo vệ thực vật, Thanh tra tỉnh, Kho bạc nhà nước tỉnh, Trường Cao đẳng Y tế, Sở Xây dựng, Hội đồng nhân dân, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Tài liệu kháng chiến trước 1975, Cục Thống kê, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Hồ sơ đi B, Văn phòng UBND tỉnh, Ban Dân tộc, Chi Cục Thuế Tam Kỳ.

UBND tỉnh giao Sở Nội vụ: Xây dựng kế hoạch, chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức triển khai thực hiện Đề án; quản lý, theo dõi tiến độ thực hiện Đề án; định kỳ báo cáo UBND tỉnh kết quả triển khai thực hiện Đề án. Sở Thông tin và Truyền thông phối hợp với Sở Nội vụ trong việc duy trì đường truyền, đảm bảo dung lượng lưu trữ cho Phần mềm lưu trữ để Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện có hiệu quả Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Lịch sử tỉnh.

 

Thúy Hằng - Tỉnh Quảng Nam